Informativa Ex Art. 13 Reg. Ue 2016/679

A. Chi è il Titolare del trattamento?

Il Titolare del trattamento è la N4COM S.r.l. con sede legale in via Giovanni Paolo II, 28 – Messina (ME) C.F. e P.I. n. 02853890834, in persona del legale rappresentante p.t., tel. 02.86888 mail. privacy@n4com.com PEC n4com@pecbg.it

B. Quali dati trattiamo, dove raccogliamo i tuoi dati personali, su quale base giuridica e dove li trattiamo?

Sei tu a fornirci i tuoi dati procedendo alla compilazione del questionario, compilando le relative maschere riportate sul sito.
Nella compilazione del questionario, a partire dalla AI SMART REPORT, ci fornirai informazioni circa il settore nel quale opera la tua impresa, la tua organizzazione, le soluzioni informatiche e gestionali già adottate, i tuoi obiettivi etc e ci fornirai, oltre al nominativo della Società e del tuo ruolo, anche un indirizzo email al quale poter inviare il report personalizzato che realizzeremo elaborando le tue risposte.
Non trattiamo alcun dato qualificabile come “Particolare” ai sensi dell’art 9 del Reg UE 679/2016 – GDPR (ovvero dati idonei a rivelare l’origine razziale o l’etnia, le opinioni politiche, le condizioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati biometrici idonei a indentificare in modo univoco una persona o dati genetici o relativi allo stato di salute, alla vita sessuale o orientamento sessuale della persona) o dati relativi a condanni penali e reati ai sensi dell’art 10 del GDPR.; qualora si rendesse necessario trattare dati di questo tipo, ti richiederemo preventivamente il consenso.
Alcuni dati vengono memorizzati dal server perché vengono acquisiti in automatico durante la navigazione sul nostro sito. Si tratta dei dati che identificano il tuo PC o alcune tue azioni sul sito. Questi dati ci consentono di risalire a te solo se li incrociamo con altre informazioni.
Secondo il Reg. Ue 2016/679, il trattamento di dati personali è consentito solo se sussista una delle seguenti condizioni:

  • l’Utente ha prestato il consenso per una o più finalità specifiche;
  • il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto con l’interessato e/o all’esecuzione di misure precontrattuali;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare o per la salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di altra persona fisica;
  • il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
  • il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi (ad esempio per il monitoraggio della sicurezza informatica, per prevenire frodi, quando l’interessato è alle dipendenze del Titolare e il trattamento avviene in ragione di tale relazione etc..).

Nel nostro caso, il trattamento dei Tuoi dati avviene sulla base del Tuo consenso libero ed informato per consentirci di rielaborare i dati forniti nel corso del questionario che hai compilato a partire dalla AI SMART REPORT.
Potremo inoltre trattare i dati relativi al traffico web sulla base di un interesse legittimo, in misura strettamente necessaria e proporzionata, per garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, evitare o ripristinare blocchi di servizio, impedire accessi fraudolenti etc, come specificato al Considerando 49 del Reg. Ue 2016/679

I tuoi dati vengono trattati presso la nostra sede in Messina, nonché presso la nostra sede operativa in Milano oppure presso le sedi dei soggetti terzi che, nell’ambito del medesimo progetto, provvedono a rielaborare i dati, oppure limitatamente ad alcuni dati informatici, presso i data center della Società che Gestisce lo spazio hosting (N4Com Srl) che dispone di un server dedicato in Francia. I server si trovano in Europa e sono soggetti al GDPR.
Ti segnaliamo, inoltre, che i dati trattati con modalità informatica, verranno trasferiti all’estero limitatamente alle applicazioni fruite in modalità cloud mediante i servizi di N4Com Srl localizzati in UE e trattati in conformità alle disposizioni di cui al GDPR

C. Facciamo profilazione?

Per profilazione, il Reg. UE 679/2016 intende “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati per valutare determinati aspetti personali relativi ad una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti.” Fa profilazione, ad esempio, chi procede all’elaborazione e all’analisi di informazioni relative a preferenze, abitudini, scelte di consumo, finalizzate a suddividere gli interessati in “profili” ovvero in gruppi omogenei per comportamenti o caratteristiche specifiche (i.e. profilazione della clientela), etc o altro per valutare le abitudini, il grado di soddisfazione rispetto ai servizi, o altro.
N4COM S.r.l. effettua profilazione per le sole finalità esplicite del questionario, dovendo rielaborare i singoli dati forniti per fornirti le risposte da te richieste procedendo, ove possibile, a trasformare i tuoi dati in forma anonima.
In particolare i tuoi dati vengono trattati e rielaborati anche attraverso algoritmi o procedure automatizzate di interconnessione e/o scomposizione delle informazioni per determinare le applicazioni dell’Intelligenza Artificiale al tuo settore d’impresa e per poterle condividere con te, supportando la tua impresa nel processo di innovazione, a partire dal reale livello di preparazione della tua azienda ad affrontare le sfide dell’intelligenza artificiale e alle tue concrete potenzialità
Non si ricorre, comunque, a processi decisionali e di analisi dei dati interamente automatizzati, né i tuoi dati vengono utilizzati per il rilascio di atti o provvedimenti giudiziari e amministrativi.
Se sei interessato a quali dati in dettaglio vengono trattati per la profilazione, puoi contattarci per esprimere la tua opinione ed ottenere una spiegazione circa le tecniche adottate.
Ti segnaliamo che ai sensi del GDPR, non sei obbligato a fornire il tuo consenso per le finalità di profilazione. Nel nostro caso, però, senza il tuo consenso, pur avendo compilato il questionario, non potremo rielaborare i tuoi dati e quindi non potremo inviarti il report né potremo comprendere le applicazioni dell’IA al tuo comparto e illustrarti i possibili benefici che potrebbero derivare alla tua impresa dalla loro adozione.

D. Perché trattiamo i tuoi dati?

Trattiamo i tuoi dati comuni per le seguenti finalità:

  1. Per poter elaborare il report relativo alle possibili applicazioni dell’IA alla tua impresa, per potertelo inviare ed eventualmente contattarti o rispondere ad una tua richiesta in merito alle soluzioni effettivamente implementabili nella tua azienda;
  2. per la manutenzione ed il monitoraggio della piattaforma di elaborazione dei dati, a supporto della Sezione AI SMART REPORT o degli applicativi correlati
  3. per essere in grado di ottemperare a ciò che è previsto dalle leggi, dai regolamenti e dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite dalle Autorità di controllo (ad esempio per raccogliere il tuo consenso al trattamento dei dati o altro) o per tutelare i nostri diritti anche in sede giudiziaria o per eseguire statistiche anonime (ad esempio indagini di mercato anonime o verifica del traffico web in forma anonima);
  4. per promuovere la nostra attività o l’attività dei nostri partner nel progetto attraverso contatti telefonici (telemarketing e teleselling) newsletters, partecipazione a fiere, meeting o focal point di settore, rapporti con la stampa, inserzioni o banner su altri portali informativi, tecniche di advertising, web funnel, valorizzazione di partnership o altro a fini promozionali, per ottimizzare l’offerta stessa (anche mediante analisi focalizzate e selezionate) nel caso in cui tu ci abbia fornito un consenso esplicito, per migliorare la qualità dei principali processi di customer care e della rete commerciale nostra o dei terzi ai quali comunicheremo i tuoi dati per le medesime finalità.

In particolare, per quanto riguarda il punto D4), se ci fornisci il tuo consenso, puoi:

  • tenerti sempre informato su nuovi prodotti, servizi e soluzioni dell’intelligenza artificiale. L’invio di comunicazioni commerciali o di vendita diretta può avvenire anche secondo modalità automatizzate, come telefono, SMS, MMS, fax, posta ordinaria ed elettronica, video, banner wap/web, messaggistica via internet o notifiche push tramite app. Tali comunicazioni possono prevedere l’invito a eventi, alla partecipazione a sondaggi, riguardare prodotti e servizi (inclusa visione di demo, tutorial, servizi digitali e servizi media audiovisivi), di partners commerciali con cui abbiamo stipulato accordi commerciali, possono includere ricerche di mercato e sondaggi, nei limiti in cui hai autorizzato la comunicazione dei tuoi dati a terzi per finalità commerciali;
  • ricevere la telefonata di un incaricato che ti esporrà i prodotti, i servizi, le offerte attive o le promozioni a te dedicate e formulerà proposte contrattuali o inviti a contrarre;
  • ricevere informazioni anche su prodotti e servizi di altre società che riteniamo possano interessarti, sempre che tu abbia dato un consenso specifico in tal senso e non lo abbia revocato;
  • migliorare i nostri servizi e ricevere offerte personalizzate o per comunicarti iniziative a te dedicate o per offrirti pubblicità basata sui tuoi obiettivi, come emersi dal questionario che hai compilato, oppure ricevere offerte personalizzate sulla base delle tue esigenze, del tuo settore di mercato e propensioni al consumo o della tua appartenenza a specifiche tipologie di famiglie e/o gruppi.

E. Sei obbligato a fornirci il consenso al trattamento dei tuoi dati?

Per quanto riguarda i trattamenti di cui al punto D1) e D2) se vuoi che elaboriamo i dati raccolti nel questionario e ti forniamo il report o ti forniamo i nostri servizi informatici e di supporto, devi rilasciarci il consenso; altrimenti non saremmo in condizione di eseguire ciò che vuoi né di instaurare alcun rapporto con te, né potranno farlo i partner del progetto AI SMART REPORT qualora abbiano identificato applicazioni dell’Intelligenza Artificiale che possano esserti utili.
Ti ricordiamo che potrai essere contattato anche da società terze, comunque coinvolte nell’analisi ed elaborazione del tuo report. In tal caso, ti rammentiamo che questi siti terzi agiscono come Titolari autonomi del trattamento.
Per quanto riguarda i trattamenti di cui al punto D3) il tuo consenso non è richiesto; secondo la normativa Privacy il loro trattamento può/deve essere effettuato dal Titolare senza il consenso del diretto interessato.
Per quanto riguarda i trattamenti di cui al punto D 4) il consenso è facoltativo: se non vuoi ricevere ulteriori informazioni, inviti, offerte mirate da noi o dai terzi che hanno commissionato o sono coinvolti nel progetto AI SMART REPORT, non vuoi interagire con noi o con i terzi che hanno patrocinato e curate le iniziative correlate e non vuoi, in nessun modo, essere coinvolto nelle campagne promozionali di N4COM S.r.l. o dei terzi sei libero di negare il tuo consenso.
In questi casi senza il tuo consenso noi o i terzi coinvolti nelle iniziative non potremo trattare i tuoi dati, in conformità ai divieti di cui al GDPR e al D.lg. n. 185/1999 in tema di comunicazioni indesiderate.
Ti informiamo, inoltre, che se sei già stato nostro cliente, potrai ricevere nuove comunicazioni relative a prodotti e servizi analoghi a quelli di cui ha già usufruito, salvo tua revoca del consenso, ai sensi dell’art. 130 4° comma D.Lgs. 196/2003 come innovato dal D.Lgs. 101/2018
I tuoi consensi e le tue impostazioni sulla privacy sono sempre modificabili, rivolgendoti ai nostri recapiti e formulando esplicita richiesta di rimozione dai nostri data base e cancellazione dei dati che ti riguardano. Ti ricordiamo che, in caso di revoca, la stessa sarà immediatamente recepita ma definitivamente operativa entro un massimo di 15 giorni dalla ricezione, necessitando di tempo tecnico per l’allineamento di tutti i sistemi informativi che utilizziamo

F. Come trattiamo i tuoi dati e per quanto tempo li conserviamo?

Trattiamo i dati che ti riguardano sia manualmente che con strumenti informatici. In ogni caso e, soprattutto, quando li trattiamo con strumenti informatici, adottiamo ogni misura di sicurezza per evitare che possano essere persi, diffusi, cancellati etc.
Trattiamo i tuoi dati per il tempo necessario allo scopo per il quale li abbiamo raccolti.
Il periodo di tempo può variare a seconda della finalità e dello scopo: ad esempio tratteremo i dati relativi al questionario ed al report che ci hai richiesto sino ad esecuzione dello stesso o per le finalità conseguenti (individuare le soluzioni applicabili al tuo settore d’impresa, contattarti per sottoportele o valutare congiuntamente gli obiettivi e le strategie di miglioramento etc..) o per le attività amministrative correlate, ma potremo trattare alcuni dei dati acquisiti, aggregandoli o scomponendoli, per finalità statistiche o per valutare i nostri servizi.
Abbiamo facoltà di conservare i tuoi dati per il tempo imposto dalle normative fiscali per poterci tutelare giudizialmente; in questi casi però i tuoi dati non saranno più accessibili ai nostri addetti e verranno archiviati separatamente dai dati di uso corrente perché possano essere recuperati, solo da chi ne sarà autorizzato, per le finalità anzidette.
Tratteremo i dati per finalità di marketing per due anni dalla loro registrazione o per un periodo più lungo, qualora tu continui a usufruire dei nostri servizi e/o abbia aderito ad un’offerta dei terzi coinvolti nel progetto ai quali i tuoi dati sono stati comunicati, e, pertanto, confermi, nei fatti, l’interesse ad esserne aggiornato.
Quando il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, possiamo conservare i tuoi dati personali più a lungo sino a quando detto consenso non venga revocato.
In ogni caso, potrai sempre revocare il tuo consenso e chiedere di non ricevere più alcun aggiornamento da parte nostra, certo che cesserà ogni comunicazione, poiché il ricorso allo spam è estraneo alla nostra politica.
Per lo stesso motivo, salvo diversamente indicato da parte tua, ci asterremo da qualsiasi comunicazione qualora tu ti sia iscritto, posteriormente al rilascio del consenso, al cosiddetto “Registro delle opposizioni”
Ci premuriamo, infatti di contemperare le reciproche esigenze per limitare la conservazione dei tuoi dati allo stretto necessario, e comunque facciamo in modo che i tuoi dati siano esatti prendendo tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti.
Abbiamo, inoltre, escluso il trattamento dei tuoi dati quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante l’uso di dati anonimi (come, ad esempio, in talune ricerche di mercato) o mediante altre modalità, che consentono di identificare l’interessato solo in caso di necessità o per richiesta delle autorità e delle forze di polizia (come, ad esempio, per i dati relativi al traffico ed alla tua permanenza nel sito web o al tuo indirizzo IP)
Al temine del periodo di conservazione i tuoi dati saranno cancellati pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei dati non potranno più essere esercitati

G. A chi comunichiamo i tuoi dati?

I tuoi dati vengono a conoscenza del nostro personale che si occupa di acquisire e rielaborare le informazioni fornite nella compilazione del questionario o che provvederà a ricontattarti per condividere i contenuti del report o che, comunque, siano coinvolte nel perseguimento delle finalità di cui al punto D). Inoltre all’interno della nostra Società possono venire a conoscenza dei tuoi dati personali, come incaricati o responsabili del loro trattamento, i dipendenti, i collaboratori a qualsiasi titolo (per es.: distaccati, stagisti, parasubordinati) e i collaboratori esterni, persone, società, associazioni o studi professionali, strutture, interne ed esterne, che svolgono per conto della ns. Società compiti di supporto o che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza o forniscano servizi alla Società, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia tecnologica, contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria (in particolare: servizi legali, servizi informatici, spedizioni, archiviazione documentale) e di controllo aziendale, solo ove strettamente necessario.
Ti segnaliamo che poiché il progetto AI SMART REPORT illustrato nel presente sito prevede il coinvolgimento di più enti pubblici e privati, e che N4COM S.r.l. opera anche su commissione di altri enti, come identificati nel sito, comunicheremo i tuoi dati a tali soggetti perché li possano utilizzare, ciascuno per quanto di competenza, per le finalità di cui alla precedente lettera D)
L’accesso ai dati può essere, inoltre, da noi consentito, per lo svolgimento di lavori di manutenzione hardware o software necessari al funzionamento della piattaforma di elaborazione dei dati per la gestione di alcune funzionalità aggiuntive, anche ad ulteriori soggetti esterni che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati e che saranno debitamente nominati come Responsabili del trattamento a norma dell’art. 28 del GDPR. Tutti coloro a cui vengono comunicati i tuoi dati sono obbligati, come noi, a trattarli secondo le disposizioni di legge.
Al di fuori dei casi di comunicazione di cui sopra, i dati non saranno comunicati a terzi se non per ottemperare ad obblighi di legge o rispondere ad istanze legali e giudiziarie.
Non diffondiamo i tuoi dati, cioè non li rendiamo accessibili ad una quantità indeterminata di soggetti, né li divulghiamo ad altri per i loro scopi

H. Diritti

Ti ricordiamo che in quanto persona giuridica (società o Ente) non ricadi nella definizione di interessato e pertanto il trattamento dei tuoi dati non è sottoposto alla regolamentazione del GDPR.
Se i dati fornitici riguardano persone fisiche, in qualunque momento hai diritto a:

  • avere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano, anche se non ancora registrati, ed ottenere la comunicazione in forma intellegibile dei dati stessi;
  • ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità o modalità del trattamento, nonché della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • ottenere l’elenco dei soggetti o categorie di soggetti cui vengono comunicati i dati o che ne vengono a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati;
  • richiedere l’aggiornamento o la rettifica dei dati trattati e, in caso di trattamenti in violazione di legge o nelle ipotesi di cui all’art. 17 del Reg. UE 2016/679, la cancellazione (diritto all’oblio) o la trasformazione in forma anonima o il blocco;
  • richiedere la limitazione del trattamento dei dati;
  • richiedere, qualora tu ne abbia interesse, l’integrazione dei dati che ti riguardano;
  • opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali per motivi legittimi, ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta;
  • opporsi al trattamento dei dati personali previsto per finalità commerciali o di comunicazione commerciale interattiva e di essere informato dal titolare, non oltre il momento in cui i dati sono comunicati o diffusi, della possibilità di esercitare gratuitamente tale diritto;
  • avere conferma circa l’esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, par. 1 – 4 del Reg. UE 2016/679, ed almeno in questi casi informazioni sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste da tali trattamenti;
  • richiedere la portabilità dei dati che ti riguardano verso un altro Titolare;
  • richiedere di essere avvisati qualora si verifichi un evento che possa aver comportato una violazione dei tuoi dati, qualora tale evento abbia comportato un rischio elevato per i tuoi diritti e le tue libertà, alle condizioni di cui all’art. 34 del Reg. UE 2016/679

Le richieste possono essere inviate in forma cartacea alla sede del Titolare o via mail all’indirizzo privacy@n4com.com PEC n4com@pecbg.it

Ti ricordiamo che, comunque, in ogni momento hai il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di Controllo italiana (Garante della Protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it )